FAQ Rechnungswesen

Vorteile der Inhouse-Buchhaltung gegenüber der Übergabe an den Steuerberater

Inhouse-Buchhaltung bedeutet, dass ein Unternehmen seine Buchhaltungsaufgaben intern durchführt, anstatt sie an einen externen Steuerberater auszulagern. Hier sind einige Vorteile dieser Vorgehensweise:

1. Direkte Kontrolle: Wenn Sie die Buchhaltung im Haus erledigen, behalten Sie die volle Kontrolle über alle finanziellen Prozesse. Dies ermöglicht Ihnen, schneller auf finanzielle Fragen und Probleme zu reagieren.
2. Schnellere Entscheidungen: Mit einer internen Buchhaltung können Sie finanzielle Daten und Berichte schneller erstellen und analysieren. Dies führt zu schnelleren und fundierteren Geschäftsentscheidungen.
3. Vertraulichkeit: Sensible finanzielle Informationen bleiben innerhalb Ihres Unternehmens, was das Risiko von Datenlecks oder Missbrauch verringert.
4. Flexibilität: Ihre internen Buchhalter können ihre Arbeitsweise und Prozesse an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Dies ist oft schwieriger, wenn Sie mit einem externen Dienstleister zusammenarbeiten.
5. Kostenersparnis: Obwohl die Einstellung und Schulung von Buchhaltern Kosten verursacht, können diese langfristig niedriger sein als die regelmäßigen Gebühren eines Steuerberaters. Zudem entfallen zusätzliche Kosten für kurzfristige Anfragen oder Sonderleistungen.
6. Engere Zusammenarbeit: Ihre internen Buchhalter sind Teil des Unternehmens und verstehen die Geschäftsprozesse und -ziele besser. Dies führt zu einer engeren Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und einer besseren Integration der Buchhaltung in die Gesamtstrategie Ihres Unternehmens.
7. Kontinuierliche Verfügbarkeit: Ein interner Buchhalter ist jederzeit verfügbar, während ein externer Steuerberater möglicherweise nicht immer sofort erreichbar ist, insbesondere in Stoßzeiten wie dem Jahresabschluss.
8. Effizienz: Ihre Mitarbeiter müssen die Vorkontierung für den Steuerberater vornehmen. Da dieser Schritt ohnehin erledigt wird, können sie die Daten auch direkt in die interne Buchhaltung eingeben, was den Prozess effizienter macht und Doppelarbeit vermeidet.
9. Auswertungen auf Knopfdruck: Bei externer Buchhaltung werden Auswertungen wie GuV, BWA und Bilanz am Monatsende zur Verfügung gestellt. Mit intern geführtem Rechnungswesen können Sie jederzeit Auswertungen abrufen, was eine zeitnahe Analyse ermöglicht.
10. Flexibilität der Software: Steuerberater arbeiten oft mit für sie optimierter Software und geben Konten und Buchungsthematiken vor. Dies ist für Ihre Unternehmensauswertung nicht immer ausreichend. Mit eigener Finanzbuchhaltung können Sie individuelle Anforderungen ohne Einschränkungen abbilden.
11. Zusammenarbeit: Eine hausinterne Buchführung hindert nicht den Austausch der Daten mit dem Steuerberater. Moderne Buchhaltungssoftware bietet die Möglichkeit, die individuellen Konten an die Anforderungen des Steuerberaters anzupassen. So profitieren beide Seiten voneinander.
12. Automatisierung: Bei einer internen Buchhaltung können automatisierte Vorgänge wie Bankauszugsimport, Mahnwesen oder Zahlungsverkehr mit hohen Automatismen und abgestimmt auf das interne ERP erfolgen. Damit entfallen Übergabeprozesse die oftmals handisch erfolgen.

Das 1x1 der Buchhaltung:

1. Was umfasst das Rechnungswesen in einem Unternehmen?

Das Rechnungswesen umfasst alle Prozesse und Systeme zur Erfassung, Verarbeitung, Analyse und Berichterstattung finanzieller Informationen eines Unternehmens. Dazu gehören die Buchführung, die Erstellung von Jahresabschlüssen, das Controlling beispielsweise durch die Kostenrechnung, die Budgetierung, die Finanzplanung, die Liquiditätsplanung und die Steuererklärung.

2. Was ist die Kostenrechnung und warum ist sie wichtig?

Die Kostenrechnung ist ein Teilbereich des Rechnungswesens, der sich mit der Erfassung, Analyse und Kontrolle von Kosten in einem Unternehmen befasst. Sie dient dazu, die Kostenstruktur des Unternehmens zu verstehen, Kosten zu identifizieren, die Rentabilität von Produkten, Projekten oder Dienstleistungen zu analysieren und Entscheidungen zur Kostenoptimierung zu treffen.

3. Was umfasst die Anlagenbuchhaltung?

Die Anlagenbuchhaltung befasst sich mit der Verwaltung und Dokumentation des Anlagevermögens eines Unternehmens, einschließlich der Erfassung, Bewertung, Abschreibung und Buchung von Anlagegütern wie Maschinen, Fahrzeugen, Gebäuden und Ausrüstungen. Ziel ist es, den Wert und die Nutzungsdauer der Anlagegüter zu verfolgen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

4. Welche Bedeutung haben Offene Posten in der Buchhaltung?

Offene Posten sind ausstehende Zahlungen oder Forderungen, die in der Buchhaltung noch nicht abgeschlossen oder ausgeglichen wurden. Sie umfassen offene Rechnungen, unbezahlte Rechnungen, unbezogene Schecks oder andere finanzielle Verpflichtungen. Die Verwaltung offener Posten ist wichtig, um den Zahlungsverkehr zu überwachen, Liquiditätsengpässe zu vermeiden und die finanzielle Stabilität des Unternehmens sicherzustellen.

5. Wie werden Offene Posten in der Buchhaltung verwaltet?

Die Verwaltung offener Posten umfasst die regelmäßige Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen, die Zuordnung von Zahlungen zu offenen Rechnungen, die Verfolgung von Zahlungsfristen, die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, das Mahnwesen bei Zahlungsverzug und die regelmäßige Abstimmung der Offenen-Posten-Liste mit dem Buchhaltungssystem.

6. Welche Rolle spielt die Digitalisierung im Rechnungswesen, der Kostenrechnung, der Anlagenbuchhaltung und der Verwaltung offener Posten?

Die Digitalisierung spielt eine zunehmend wichtige Rolle im Rechnungswesen und verwandten Bereichen, da sie die Automatisierung von Prozessen ermöglicht, die Effizienz steigert, die Genauigkeit verbessert und die Kosten senkt. Durch den Einsatz von digitalen Tools und Softwarelösungen können Unternehmen ihre Buchhaltungs-, Kostenrechnungs-, Anlagenbuchhaltungs- und Offene-Posten-Prozesse optimieren, Zeit sparen und die finanzielle Transparenz erhöhen.

7. Welche Vorgänge werden  in der Praxis tatsächlich noch manuell erfasst?

In einer hoch automatisierten Buchhaltung werden viele Prozesse durch Software und Systeme erledigt, um Effizienz und Genauigkeit zu gewährleisten. Dennoch gibt es einige Bereiche, in denen manuelle Eingriffe notwendig sind. Hier sind einige Beispiele:

1. Spezielle Transaktionen: Einmalige oder ungewöhnliche Transaktionen, die nicht durch Standardprozesse abgedeckt sind.
2. Korrekturen und Anpassungen: Fehlerhafte Buchungen oder notwendige Anpassungen, die manuell vorgenommen werden müssen.
3. Abstimmungen: Manuelle Überprüfung und Abstimmung von Konten, um sicherzustellen, dass alle Buchungen korrekt sind.
4. Rückstellungen: Diese erfordern oft eine manuelle Bewertung und Buchung.
5. Interne Berichte: Erstellung und Anpassung von Berichten, die spezifische Anforderungen erfüllen müssen.

Auch in einer automatisierten Umgebung bleibt die menschliche Kontrolle wichtig, um die Integrität der Finanzdaten zu gewährleisten. Der Mitarbeiter sollte sich auf die wesentlichen Anforderungen wie Forderungsmanagement, Controlling und Bilanzpolitik fokusieren können. Daher ist eine hohe Automatisation ein echter Mehrwert für Ihr Unternehmen.